| Źródło: Materiały partnera
Jak przygotować owocne zebranie pracownicze?
Jakość zebrań z pracownikami mocno wpływa na kondycję całej organizacji. Do konsekwencji nieefektywnych zebrań pracowniczych można zaliczyć ograniczony czas na realizowanie swoich zadań, wprowadzanie zamętu i wątpliwości wśród pracowników, rozmycie wizji i utratę koncentracji na zadaniu lub projekcie, spowolnienie postępów pracy, a w konsekwencji osłabienie relacji z pracownikami, klientami i dostawcami.
Pytania, które warto sobie zadać przed zebraniem pracowniczym
-
Jaki jest cel zebrania? - Co powinno być jego efektem. Jak powinien wyglądać jego wynik. Celem może być wymiana i aktualizacja informacji na temat projektu, ustalenie dalszych kroków działania lub wypracowanie jakiegoś rozwiązania na konkretny problem. Koncentruj się na tym celu podczas zebrania i naprowadzaj na niego rozmówców, jeżeli rozmowa zboczy z torów.
-
Którzy pracownicy powinni wziąć udział w zebraniu, aby móc osiągnąć ten cel? - Warto ustalić kto może mieć niezbędne informacje do dalszej pracy, czy na zebraniu będzie osoba decyzyjna, kto może wnieść coś nowego do danego tematu oraz bez kogo zebranie nie może się odbyć. Nie każda osoba, która pracuje przy danym projekcie, musi być obecna na zebraniu pracowniczym. Niektórym osobom wystarczy notatka z podsumowaniem ze spotkania.
-
Co uczestnicy zebrania powinni od ciebie otrzymać? - Jakie informacje, fakty i narzędzia powinni otrzymać pracownicy biorący udział w zebraniu, aby mogli efektywnie wykonać swoją pracę i zaangażować się w przebieg spotkania. To również pytanie o to, co prowadzący zebranie pracownicze może zrobić, by poprawić jego efektywność.
-
Jak zaplanować czas spotkania z pracownikami? - Jeżeli zebranie będzie długie, należy pamiętać o zaplanowaniu przerw i poinformować pracowników, kiedy będą mogli z nich skorzystać. Pamiętaj też, aby przed końcem spotkania domykać wątki i wprowadzać podsumowania, aby na koniec każdy wiedział, co teraz powinien robić.
-
Kto będzie odpowiedzialny za podsumowanie? - W trakcie zebrania pracowniczego warto poprosić konkretną osobę, aby sporządziła notatki z najważniejszymi informacjami, wnioskami i ustaleniami. Tzw. Minutki po spotkaniu mogą zostać rozesłane do jego uczestników, by mogli wrócić do tych informacji w dowolnym momencie.
Efektywne zebranie online z pracownikami
Według raportu przygotowanego przez Udemy, platformy kursów online, umiejętnością związaną z komunikacją i współpracą, która najbardziej zyskała na znaczeniu na przestrzeni lat 2017 do 2021, jest sprawna obsługa programu Microsoft Teams. Ta umiejętność osiągnęła w wyżej wymienionych latach wzrost o 760%. W cyfrowych miejscach pracy wiele spotkań odbywa się zdalnie, co ułatwia wiele procesów, ale i też jest sporym wyzwaniem.
Organizując zebranie pracownicze online, pamiętaj o tym, aby każdy z uczestników miał łatwy dostęp do linku lub pokoju spotkania. 34% pracowników uważa, że najbardziej irytującym aspektem spotkań online jest problem ze znalezieniem linku, pod którym odbywa się zebranie pracownicze. Przypominaj także o wyciszaniu mikrofonów lub korzystaj z opcji grupowego wyciszania uczestników, jeżeli tylko jedna osoba w tej chwili prowadzi prezentację.
Napisz komentarz
Komentujesz jako: Gość Facebook Zaloguj