Co zalicza się do obsługi kadrowo-płacowej świadczonej przez firmę zewnętrzną?

Na czym polega obsługa kadrowo-płacowa przez zewnętrzną firmę?

Zagadnienia kadrowo-płacowe są bardzo ważne. Bez zadbania o nie nie może poprawnie funkcjonować żadna firma. Obowiązki z tego zakresu są złożone, a wypełnianie ich wymaga odpowiedniej wiedzy i kompetencji. Standardowym rozwiązaniem jest więc prowadzenie własnego działu HR i zatrudnienie w nim specjalistów znających się na tym obszarze. Niestety, generuje to spore koszty związane ze stworzeniem nowych miejsc pracy, rekrutacjami, utrzymaniem stanowisk, motywowaniem pracowników itp. Istnieje jednak inne rozwiązanie. Jest nim tzw. outsourcing kadr i płac (https://www.randstad.pl/dla-pracodawcy/outsourcing-kadr-i-plac/). Polega on na podpisaniu umowy z zewnętrzną firmą i przekazaniu jej obowiązków z zakresu twardego HR. Taki podmiot zatrudnia wysoko wykwalifikowanych fachowców, którzy doskonale orientują się w sprawach kadrowo-płacowych, a także są na bieżąco z wszelkimi zmianami prawnymi w tej dziedzinie. Dodatkowo korzystają z nowoczesnego oprogramowania i technologii, które gwarantują poprawne i wygodne wykonanie wszystkich zadań. Innymi słowy – świadczą usługi naprawdę dobrej jakości. Skorzystanie z nich może być bardziej opłacalne niż tworzenie własnego działu HR nie tylko ze względu na oszczędności finansowe, lecz także czasowe.

Jakie obowiązki może przejąć zewnętrzne przedsiębiorstwo outsourcingowe?

Podmioty outsourcingowe specjalizujące się w obsłudze z zakresu kadr i płac mają zazwyczaj bardzo szeroką ofertę usług. Mogą zajmować się takimi kwestiami jak m.in.:

• przygotowywanie deklaracji podatkowych;

• kontaktowanie się z takimi instytucjami jak ZUS czy Urząd Skarbowy;

• tworzenie i prowadzenie akt osobowych zatrudnionych osób;

• naliczanie wynagrodzeń;

• sporządzanie listy płacowej;

• wysyłanie przelewów z wynagrodzeniami;

• przygotowywanie potrzebnych raportów;

• prowadzenie ewidencji urlopów pracowniczych, L4 i innych nieobecności;

• przygotowywanie dokumentów związanych z zatrudnieniem;

• pilnowanie terminów wyznaczających konieczność ponownego przeprowadzenia przez pracowników badań lekarskich, szkolenia BHP itp.

To oczywiście przykładowy zakres zadań. Co ważne, firma outsourcingowa może przejąć wszystkie obowiązki kadrowo-płacowe danego przedsiębiorstwa lub jedynie ich część. Wszystko zależy od oferty zewnętrznego podmiotu, a także potrzeb pracodawcy, który podejmuje z nim współpracę. Warto też wiedzieć, że niektóre firmy outsourcingowe zapewniają dodatkowo usługi z zakresu miękkiego HR. W takim przypadku mogą zadbać również o działania z obszaru motywowania pracowników i dbania o ich rozwój zawodowy.